Datenschutzerklärung Kohler Elektro Bern AG
Der Schutz von Personendaten ist der Kohler Elektro Bern AG wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, wie wir Personendaten bearbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns kommunizieren, unsere Dienstleistungen beziehen, sich bei uns bewerben, mit uns zusammenarbeiten oder in einem Arbeitsverhältnis mit uns stehen. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Kohler Elektro Bern AG sowie für unsere Website kohlerelektro.ch.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten ist:
Kohler Elektro Bern AG
Felsenaustrasse 17
3004 Bern
Schweiz
Telefon: 031 302 06 06
E-Mail: info@kohlerelektro.ch
Website: kohlerelektro.ch
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden.
2. Welche Personendaten bearbeiten wir?
Wir bearbeiten diejenigen Personendaten, die für unsere Geschäftstätigkeit, unsere Dienstleistungen, unsere Kommunikation, unsere Administration, unsere Mitarbeitenden und unsere gesetzlichen Pflichten erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere:
– Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen
– Angaben zu Kunden, Interessenten, Lieferanten, Geschäftspartnern und Kontaktpersonen
– Projektadressen, Objektangaben, technische Angaben, Pläne, Fotos, Rapporte und Korrespondenz
– Offerten, Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsinformationen und Buchhaltungsdaten
– Kommunikationsinhalte aus E-Mail, Telefon, Microsoft Teams, WhatsApp, Telegram, LinkedIn und weiteren üblichen Kanälen
– Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome, Motivationsschreiben und Korrespondenz
– Personaldaten von Mitarbeitenden, soweit diese für das Arbeitsverhältnis, die Lohnadministration, Zeiterfassung, Einsatzplanung, Sicherheit und Organisation erforderlich sind
– technische Daten beim Besuch unserer Website, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browser, Betriebssystem, aufgerufene Seiten und Server-Logfiles
Besonders schützenswerte Personendaten bearbeiten wir nur, soweit dies erforderlich ist, beispielsweise im Rahmen des Arbeitsverhältnisses, gesetzlicher Pflichten oder besonderer Situationen.
3. Von wem erhalten wir Personendaten?
Wir erhalten Personendaten in der Regel direkt von Ihnen. Zusätzlich können wir Daten erhalten von:
– Kunden, Verwaltungen, Eigentümern, Mietern und Nutzern von Liegenschaften
– Architekten, Planern, Bauleitungen, Generalunternehmern und anderen Projektbeteiligten
– Lieferanten, Herstellern, Netzbetreibern, Behörden, Versicherungen, Banken und Treuhändern
– Mitarbeitenden, Bewerbenden und Referenzpersonen
– öffentlich zugänglichen Quellen, soweit dies für unsere Geschäftstätigkeit erforderlich und zulässig ist
4. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Personendaten?
Wir bearbeiten Personendaten insbesondere für folgende Zwecke:
– Bearbeitung von Anfragen
– Erstellung von Offerten
– Planung, Ausführung und Dokumentation von Elektroinstallationen, Servicearbeiten, Unterhaltsarbeiten und Projekten
– Einsatzplanung, Rapportierung und Projektadministration
– Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern
– Rechnungsstellung, Mahnwesen, Buchhaltung und Controlling
– Einkauf, Materialbewirtschaftung und Zusammenarbeit mit Lieferanten
– Erfüllung gesetzlicher, steuerlicher und buchhalterischer Pflichten
– Bewerbungsverfahren und Personaladministration
– Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Einsatzplanung und Fahrzeugdisposition
– IT-Sicherheit, Datensicherung und Systemadministration
– Qualitätssicherung, interne Organisation und Prozessverbesserung
– Pflege von Geschäftsbeziehungen und öffentliche Unternehmenskommunikation
– Einsatz digitaler Arbeitsmittel
5 . Website, Hosting und Server-Logfiles
Unsere Website kohlerelektro.ch wird bei Infomaniak gehostet. Beim Besuch unserer Website werden technische Daten bearbeitet, damit die Website angezeigt, betrieben, geschützt und verbessert werden kann. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem, aufgerufene Seiten, Referrer-URL und Server-Logfiles gehören. Diese Daten verwenden wir zur technischen Bereitstellung der Website, zur Systemsicherheit, zur Fehleranalyse und zur Optimierung unseres Online-Angebots. Unsere Website enthält kein Kontaktformular. Wenn Sie uns kontaktieren möchten, können Sie dies per E-Mail, Telefon oder Post tun.
6 . Cookies, Google Tag Manager, Google Analytics und Google Maps
Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden und bestimmte Funktionen der Website ermöglichen oder Nutzungsdaten erfassen können. Wir verwenden oder beabsichtigen insbesondere den Einsatz folgender Dienste:
Google Tag Manager. Wir können Google Tag Manager einsetzen, um Google Analytics und weitere Website-Tags technisch zu verwalten. Der Google Tag Manager selbst dient der Verwaltung solcher Tags. Über den Tag Manager können jedoch Dienste ausgelöst werden, die ihrerseits Daten bearbeiten.
Google Analytics 4. Wir können Google Analytics 4 einsetzen, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Online-Angebot zu verbessern. Dabei können Informationen über die Nutzung unserer Website an Google übermittelt und dort bearbeitet werden. Wir verwenden Google Analytics nach heutigem Stand nur für statistische Analysen und nicht für Google Ads, Remarketing oder vergleichbare Werbeprofile.
Google Maps. Auf unserer Website ist Google Maps eingebunden. Beim Aufruf der Karte können Daten wie IP-Adresse, Geräteinformationen, Standortinformationen und Nutzungsdaten an Google übermittelt werden.
Sofern für Analyse- oder Marketing-Cookies eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese über eine geeignete Cookie- oder Consent-Lösung ein. Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren. Bei blockierten Cookies können gewisse Funktionen der Website eingeschränkt sein.
Sofern externe Schriftarten, beispielsweise Google Fonts, eingebunden werden, können beim Laden der Schriftarten technische Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Wir prüfen, ob Schriftarten lokal eingebunden werden können.
7. Kommunikation über E-Mail, Telefon, Microsoft Teams, WhatsApp, Telegram und LinkedIn
Wir kommunizieren mit Kunden, Interessenten, Lieferanten, Geschäftspartnern, Bewerbenden und Mitarbeitenden über verschiedene Kanäle.
Dazu gehören insbesondere:
– E-Mail
– Telefon
– Post
– Microsoft Teams
– WhatsApp über geschäftlich zugewiesene Mobiltelefonnummern
– LinkedIn über unser Firmenprofil
– weitere übliche geschäftliche Kommunikationsmittel
Dabei bearbeiten wir Kontaktangaben, Kommunikationsinhalte, Metadaten sowie allfällige Anhänge wie Fotos, Pläne, Dokumente oder Projektinformationen. Bei der Nutzung externer Kommunikationsdienste gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter. WhatsApp weist beispielsweise darauf hin, dass persönliche Nachrichten und Anrufe Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind, dass bei der Kommunikation mit Unternehmen Inhalte aber mehreren Personen im Unternehmen sichtbar sein können. Telegram speichert normale Cloud-Chats, Fotos, Videos und Dokumente auf seinen Servern; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gilt bei Telegram insbesondere für sogenannte Secret Chats. Wir empfehlen, besonders vertrauliche oder sensible Informationen nicht über Messenger-Dienste zu übermitteln, sondern geeignete sichere Kommunikationswege zu verwenden. Online-Besprechungen über Microsoft Teams werden nur aufgezeichnet, wenn dies vorgängig transparent mitgeteilt wird oder ein besonderer Grund besteht.
8. LinkedIn und Social Media
Wir betreiben ein Firmenprofil auf LinkedIn. Wenn Sie unser LinkedIn-Profil besuchen, mit unseren Beiträgen interagieren, uns Nachrichten senden oder mit uns über LinkedIn kommunizieren, können Personendaten durch uns und durch LinkedIn bearbeitet werden. LinkedIn bearbeitet Personendaten nach eigenen Datenschutzbestimmungen. Wir haben keinen vollständigen Einfluss darauf, welche Daten LinkedIn im Zusammenhang mit Ihrem Besuch oder Ihrer Interaktion bearbeitet. LinkedIn beschreibt sich selbst als berufliches soziales Netzwerk und Online-Plattform und informiert in seiner Datenschutzerklärung über die Bearbeitung von Daten von Mitgliedern und Besuchern. Wir nutzen LinkedIn derzeit als Firmenprofil. Wenn künftig zusätzliche Tracking- oder Werbedienste wie ein LinkedIn Insight Tag eingesetzt werden, passen wir diese Datenschutzerklärung entsprechend an.
9. Dienstleistungen, Projekte und Baustellenfotos
Im Rahmen unserer Leistungen als Elektroinstallationsbetrieb bearbeiten wir Personendaten, Objektinformationen und technische Daten, soweit dies für die Offertstellung, Planung, Ausführung, Kontrolle, Dokumentation und Abrechnung erforderlich ist. Dazu können auch Fotos von Baustellen, Installationen, Verteilungen, Apparaten, Mängeln, Schäden oder technischen Situationen gehören. Solche Fotos können je nach Situation Rückschlüsse auf Personen, Wohn- oder Arbeitsräume, Liegenschaften oder Eigentumsverhältnisse zulassen. Wir verwenden solche Fotos und Projektinformationen grundsätzlich für technische, organisatorische, dokumentarische und beweisrechtliche Zwecke im Zusammenhang mit dem jeweiligen Auftrag. Die Speicherung kann insbesondere auf geschäftlich genutzten Smartphones, in Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, Teams, in unserer Branchensoftware oder in vergleichbaren Systemen erfolgen.
10. Einsatz von künstlicher Intelligenz
Wir können künstliche Intelligenz, Sprachmodelle, Automatisierungen und digitale Assistenzsysteme einsetzen, um unsere Arbeit effizienter und qualitativ besser zu erbringen. Dazu gehören insbesondere:
– Microsoft 365 Copilot
Wir können solche Systeme insbesondere verwenden für:
– Entwürfe von E-Mails, Briefen, Offerten, Berichten und Protokollen
– Zusammenfassungen von Projektunterlagen
11. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben, bearbeiten wir diejenigen Personendaten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung per E-Mail oder Post zustellen.
Dazu gehören insbesondere:
– Personalien und Kontaktdaten
– Lebenslauf
– Zeugnisse, Diplome und Zertifikate
– Angaben zu Ausbildung, Berufserfahrung, Fähigkeiten und Verfügbarkeit
– Korrespondenz im Zusammenhang mit der Bewerbung
Wir verwenden Bewerbungsdaten ausschliesslich zur Prüfung Ihrer Bewerbung und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen oder vernichten wir die Bewerbungsunterlagen nach angemessener Frist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder Sie einer längeren Aufbewahrung zugestimmt haben.
12. Mitarbeitende, Zeiterfassung, Zutritt und Fahrzeugortung
Im Rahmen von Arbeitsverhältnissen bearbeiten wir Personendaten von Mitarbeitenden, soweit dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:
– Personalien, Kontaktdaten und Vertragsdaten
– Lohn-, Sozialversicherungs-, Steuer- und Versicherungsdaten
– Arbeitszeit-, Ferien-, Absenzen- und Einsatzdaten
– Daten im Zusammenhang mit Arbeitsmitteln, IT-Systemen und geschäftlichen Mobiltelefonen
– Daten aus der Zeiterfassung
– Daten aus Zutrittskontrollen
– GPS- oder Standortdaten von Firmenfahrzeugen
Für die Zeiterfassung verwenden wir insbesondere Systeme von Schoch Informatik. Für die Zutrittskontrolle verwenden wir insbesondere Systeme von Glutz. Für die GPS-Fahrzeugortung verwenden wir insbesondere PAJ GPS-Tracking. Zutrittskontrollen, Zeiterfassung und Fahrzeugortung dienen insbesondere der Arbeitsorganisation, Einsatzplanung, Disposition, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit von Einsätzen, Diebstahlschutz, Abrechnung, Einhaltung gesetzlicher Pflichten und dem Schutz betrieblicher Interessen. Diese Systeme dienen nicht der dauernden oder primären Überwachung des Verhaltens von Mitarbeitenden. Sie werden nur im Rahmen der betrieblichen Zwecke, der gesetzlichen Pflichten und der Verhältnismässigkeit eingesetzt. Wir setzen keine Kameras zur Überwachung ein und zeichnen Telefongespräche nicht auf.
13. Branchensoftware, Microsoft 365, Cloud und IT-Systeme
Wir nutzen verschiedene IT-Systeme und digitale Dienste zur Führung unseres Betriebs.
Dazu gehören insbesondere:
– Microsoft 365 mit Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Copilot und Windows 365 Cloud PCs
– Branchensoftware, insbesondere Schoch Informatik und Infonica
– Systeme für Offerten, Rapporte, Rechnungen, Projektverwaltung, Buchhaltung und Administration
– Backup-, Sicherheits-, Hosting- und IT-Dienstleistungen
– mobile Geräte und geschäftlich zugewiesene Smartphones
In diesen Systemen können Kunden-, Projekt-, Lieferanten-, Mitarbeiter-, Kommunikations-, Dokumenten- und Rechnungsdaten bearbeitet werden.
14. Weitergabe von Personendaten
Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies für unsere Geschäftstätigkeit, unsere Dienstleistungen, unsere Administration, unsere gesetzlichen Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Empfänger können insbesondere sein:
– Kunden, Bauherren, Verwaltungen, Architekten, Planer und Bauleitungen
– Lieferanten, Hersteller, Grosshändler und Dienstleister
– Netzbetreiber, Behörden, Prüfstellen und Versicherungen
– Banken, Treuhänder, Revisionsstellen, Steuerberater, Anwälte und Inkassostellen
– IT-, Hosting-, Cloud-, Backup-, Software- und Telekommunikationsanbieter
– Anbieter von Kommunikationsdiensten, KI-Systemen, Analyse- und Kartendiensten
– Sozialversicherungen, Pensionskassen, Unfallversicherungen und Steuerbehörden
– Gerichte, Behörden oder Dritte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet oder berechtigt sind
Wir verkaufen keine Personendaten.
15. Datenbearbeitung im Ausland
Wir bearbeiten Personendaten hauptsächlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum.
16. Aufbewahrung und Löschung
Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Interessen an der Aufbewahrung vorliegen. Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen werden in der Regel während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt. Projektunterlagen, Rapporte, Korrespondenz, Fotos und technische Dokumentationen können länger aufbewahrt werden, soweit dies zur Dokumentation, zur Gewährleistung, zur Verteidigung oder Durchsetzung von Ansprüchen oder aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. Daten, die nicht mehr benötigt werden und keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden gelöscht oder anonymisiert.
17. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere:
– Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
– Passwörter und Mehrfaktor-Authentifizierung
– Backups und Wiederherstellungsmöglichkeiten
– Schutz von IT-Systemen, Mobilgeräten und Cloud-Diensten
– Verschlüsselung und sichere Übermittlung, soweit angemessen
– Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden
– interne Vorgaben zur Nutzung von IT, Messenger-Diensten und KI-Systemen
Trotz angemessener Schutzmassnahmen kann keine Datenübertragung und keine elektronische Speicherung absolut sicher sein.
18. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht:
– Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten zu verlangen
– unrichtige Personendaten berichtigen zu lassen
– die Löschung von Personendaten zu verlangen
– die Bearbeitung einschränken zu lassen
– der Bearbeitung zu widersprechen
– eine erteilte Einwilligung zu widerrufen
– die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten zu verlangen
Diese Rechte können gesetzlichen Voraussetzungen, Einschränkungen oder Ausnahmen unterliegen, insbesondere wegen Aufbewahrungspflichten, überwiegender Interessen, Geschäftsgeheimnissen oder Rechten Dritter. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten kontaktieren. Wir können eine Identifikation verlangen, damit Personendaten nicht an unberechtigte Personen herausgegeben werden. Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten EDÖB zu beschweren.
19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere wenn sich unsere Datenbearbeitungen, unsere Systeme, unsere Dienstleistungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Version.
Juni 2026
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